Отдел по работе с иностранными представительствами осуществляет комплекс мероприятий, связанных с открытием и деятельностью в Республике Беларусь представительств иностранных организаций. В сферу ответственности сотрудников отдела входят вопросы выдачи разрешений на открытие в Республике Беларусь и продление срока деятельности представительств иностранных организаций, продление сроков формирования уставных фондов предприятий с иностранными инвестициями, ведение централизованного учета открытых представительств, анализ их деятельности и разработка соответствующих предложений и рекомендаций.

К основным видам деятельности отдела относятся:

- прием, рассмотрение и подготовка документов по открытию и продлению срока деятельности представительств нерезидентов в Республике Беларусь, ведение учета открытых представительств;

- рассмотрение вопросов о продлении сроков формирования уставных фондов предприятий с иностранными инвестициями;

- разработка и участие в разработке нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность нерезидентов в Республике Беларусь и зарубежных предприятий.

Порядок открытия в Республике Беларусь представительств иностранных организаций определен Положением о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.07.1997 № 929 (с изменениями и дополнениями).

Согласно указанному документу представительством иностранной организации является ее обособленное подразделение, расположенное на территории Республики Беларусь, осуществляющее защиту и представительство интересов организации и иные не противоречащие законодательству функции.

Открытие таких структур производится с разрешения Министерства иностранных дел Республики Беларусь.

Представительство иностранной организации не является юридическим лицом, вследствие чего вправе заниматься предпринимательской деятельностью на территории Республики Беларусь только от имени и по поручению представляемой им организации. Виды деятельности, на осуществление которых требуется получение специального разрешения (лицензии), могут осуществляться представительством только на основании такого специального разрешения (лицензии), полученного иностранной организацией в установленном законодательством порядке.

Следует отметить, что представительства иностранных организаций могут быть открыты в целях осуществления деятельности от имени и по поручению представляемой им организации, наименование которой указано в разрешении на открытие представительства, в том числе:

для представительства коммерческой организации:
эффективного содействия реализации международных договоров Республики Беларусь о сотрудничестве в сфере торговли, экономики, финансов, науки и техники, транспорта, поиска возможностей для их дальнейшего развития, совершенствования форм этого сотрудничества, установления и расширения объема экономической, коммерческой и научно-технической информации;
изучения товарных рынков Республики Беларусь;
изучения возможностей для инвестиционной деятельности в Республике Беларусь;
создания иностранных и совместных предприятий;
содействия развитию торгово-экономических связей между странами;
представления и защиты интересов коммерческой организации;
продажи билетов и бронирования мест компаний авиационного, железнодорожного, автомобильного и морского транспорта;
осуществления деятельности в других, в том числе общественно полезных целях, не запрещенных законодательством Республики Беларусь для этих представительств.
для представительства некоммерческой организации:
социальной поддержки и защиты граждан, включая улучшение материального положения малообеспеченных, социальную реабилитацию безработных, инвалидов и иных лиц, которые в силу своих физических или интеллектуальных особенностей, иных обстоятельств не способны самостоятельно реализовывать свои права и законные интересы;
подготовки населения к преодолению последствий стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, к предотвращению несчастных случаев;
оказания помощи пострадавшим в результате стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, социальных, этнических, религиозных конфликтов, жертвам репрессий, беженцам и вынужденным переселенцам;
содействия укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, этнических и религиозных конфликтов;
содействия укреплению престижа семьи в обществе;
содействия защите материнства, детства и отцовства;
содействия деятельности в сфере образования, науки, культуры, искусства, просвещения, духовному развитию личности;
содействия деятельности в сфере профилактики и охраны здоровья граждан, а также пропаганды здорового образа жизни, улучшения морально-психологического состояния граждан;
содействия деятельности в сфере физической культуры и массового спорта;
охраны окружающей среды и защиты животных;
охраны и должного содержания зданий, иных объектов и территорий, имеющих историческое, культурное, культовое или природоохранное значение, и мест захоронения;
в иных общественно полезных целях.
для представительств организаций образования:
проведения рекламно-информационной работы;
изучения опыта деятельности организаций образования Республики Беларусь;
содействия заключению договоров о сотрудничестве между организациями образования;
содействия обмену опытом и информацией в сфере образования и науки.

Выдача разрешения на открытие представительства в иных общественно полезных целях осуществляется Министерством иностранных дел по согласованию с заинтересованными государственными органами.

Деятельность представительств некоммерческих организаций осуществляется на основании программ и проектов, соответствующих приоритетным направлениям деятельности организации, утвержденных ее высшим органом управления. В указанных документах должна содержаться информация о мероприятиях, направленных на решение конкретных задач, соответствующих целям открытия представительства, а также сведения о сроках и ресурсах выделяемых для исполнения программ и проектов. В рамках реализации программ и проектов представительствами организаций на конкурсной основе могут выделяться общественным объединениям (организациям) и гражданам финансовые, материальные и иные ресурсы (гранты). Выделение грантов вне реализуемых программ и проектов представительства организации запрещено.

Для получения разрешения на открытие представительства организация представляет в Министерство иностранных дел следующие документы:

1. заявление, в котором должно быть указано:

- цель (цели) открытия представительства;

- полное наименование организации;

- дата создания организации;

- место нахождения главного офиса;

- описание деятельности организации;

- сведения о лицах, уполномоченных вести дела от имени организации в Республике Беларусь.

Специальных бланков для заполнения заявления не предусмотрено. Заявление направляется в адрес МИД Беларуси либо за подписью руководителя организации, либо за подписью уполномоченного лица, действующего на основании надлежаще оформленной доверенности.

2. копии учредительных документов организации, легализованные в установленном порядке;

3. копию документа, подтверждающего государственную регистрацию организации в уполномоченном органе страны-заявителя (выписку из торгового реестра, сертификат о регистрации организации и т.д.), легализованную в установленном порядке;

4. доверенность на руководителя представительства, легализованную в установленном порядке;

5. копию особого разрешения государственных учреждений страны местонахождения организации, если этого требует законодательство страны-заявителя;

6. легализованную в установленном порядке доверенность на лицо, уполномоченное осуществлять действия, связанные с открытием представительства;

7. положение о представительстве, в котором указывается цель (цели) открытия представительства на территории Республики Беларусь, адрес, организационная структура, компетенция руководителя представительства, порядок закрытия представительства;

8. оригинал документа, подтверждающего уплату государственной пошлины за получение разрешения на открытие представительства.

Указанные в пунктах 2 — 6 документы представляются на одном из государственных языков Республики Беларусь. Перевод документов должен быть заверен в установленном порядке нотариально либо дипломатическими или консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей.

Государственная пошлина за выдачу разрешений на открытие и продление срока деятельности представительств уплачивается иностранной организацией до получения разрешения на открытие и продление срока деятельности в Республике Беларусь представительства. ЗАКОНОМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 26 декабря 2007 г. № 301-З «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам государственной пошлины» установлены следующие ставки государственных пошлин за открытие и продление сроков деятельности представительств иностранных организаций в Республике Беларусь:

Выдача разрешений:

- на открытие и продление срока деятельности представительств иностранных организаций в Республике Беларусь

65 базовых величин за каждый год действия разрешения

- на открытие и продление срока деятельности представительств некоммерческих иностранных организаций, а также представительств иностранных организаций, осуществляющих исключительно благотворительную деятельность на территории Республики Беларусь

20 базовых величин за каждый год действия разрешения

Представительство считается созданным на территории Республики Беларусь с момента получения в Министерстве иностранных дел разрешения на его открытие и имеет право осуществлять деятельность, направленную на достижение целей, ради которых оно открыто, с момента получения разрешения на открытие представительства. Деятельность иностранных организаций на территории Республики Беларусь без открытия представительства запрещена.

В разрешении на открытие представительства может быть отказано в случае, если:

- не представлены необходимые документы;

- сообщены сведения, не соответствующие действительности;

- деятельность организации противоречит законодательству Республики Беларусь.

Представительство в течение срока, определенного законодательством Республики Беларусь, обязано стать на учет в качестве налогоплательщика в налоговых, а также иных органах Республики Беларусь в соответствии с действующим порядком.

В период деятельности представительства в обязанности руководителя представительства входят вопросы своевременного информирования заинтересованных государственных органов о местонахождении представительства с указанием почтового адреса, номеров телефонов, факса, а также об изменениях, происходящих в деятельности представительства. Один раз в полугодие (с 1 по 10 июля и с 1 по 10 января) в Министерство иностранных дел представляется письменный отчет о деятельности представительства [pdf-файл, 102Kb]. В состав сведений, включаемых в отчет о деятельности представительства организации, входят сведения о местонахождении представительства, номерах телефонов, факсов, сотрудниках представительства, описание деятельности представительства, с указанием товаров и услуг, в реализации, приобретении или проведении маркетингового исследования которых представительство оказывало содействие головной фирме, осуществляемых проектах и программах, сроках и ресурсах для их исполнения, размере выделенных общественным объединениям и гражданам грантов и их получателях.

Представительство некоммерческой организации представляет в МИД Беларуси программы и проекты [pdf-файл, 100Kb], утвержденные высшим органом управления головной организации, на основании которых оно осуществляет свою деятельность в Республике Беларусь.

Программой и проектом представительства некоммерческой организации является комплекс мероприятий, направленных на решение конкретных задач, соответствующих целям открытия представительства, предусматривающий сроки и ресурсы для их исполнения.

В рамках реализации программ и проектов представительствами некоммерческих организаций на конкурсной основе могут выделяться общественным объединениям (организациям) и гражданам финансовые, материальные и иные ресурсы (гранты).

Выделение грантов вне реализуемых программ и проектов представительства организации запрещено.

В соответствии с законодательством Республики Беларусь деятельность представительства организации прекращается:

- в случае ликвидации организации;

- в случае прекращения действия заключенного международного договора, на основании которого открыто представительство, если это предусмотрено договором;

- по решению организации, открывшей представительство;

- по решению суда в случае нарушения законодательства Республики Беларусь;

- в случае истечения срока действия разрешения на открытие или продление срока деятельности представительства.

В случае прекращения деятельности представительства организация, открывшая его, представляет в Министерство иностранных дел:

- заявление о прекращении деятельности представительства;

- справку банка о закрытии текущего счета;

- справку государственной налоговой инспекции о расчетах с бюджетом;

- квитанцию органов внутренних дел об уничтожении печатей;

- справку таможенного органа об отсутствии задолженности по таможенным платежам;

- оригинал разрешения на открытие представительства;

- служебные карточки.

Типовые вопросы и типовые ошибки при открытии представительств

1. Легко ли открыть представительство?

Легко, необходимо выполнить лишь два условия: грамотно подготовить необходимые документы и произвести оплату государственной пошлины.

2. Грамотно — это как?

Во-первых, внимательно прочесть документы, подготовленные для открытия представительства, до их легализации.

Достаточно часто в практике имеют место случаи некачественной подготовки документов. Например, в один день иностранная организация готовит доверенность на руководителя представительства и Положение о представительстве, в котором должна быть отражена компетенция руководителя представительства. В идеале статья Положения и текст доверенности должны быть идентичны, если не по тексту, то, безусловно, по смыслу. Вместе с тем, порой в доверенности, например, предусмотрено право заключения контрактов от имени и по поручению организации, а в Положении — прямой запрет, либо в одном документе предусмотрено право распоряжения счетом представительства, а в другом — ссылка на необходимость строгого соблюдения сметы расходов, и т.д. Положение устанавливает регламент деятельности представительства, доверенность — правовые аспекты деятельности руководителя представительства. Какой из этих документов будет иметь большую юридическую силу? Необходимо также при подготовке заявления отразить все требуемые сведения, а также не забыть его подписать у руководителя организации, либо уполномоченного лица.

Во-вторых, необходимо проверить комплектность документов, т.е. подготовить все документы, предусмотренные Положением о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций.

В третьих, не забыть о требованиях, предъявляемых к документам в части их легализации и перевода. Хотелось бы порекомендовать желающим открыть представительство осуществлять перевод документов на территории Республики Беларусь, либо заверять их в дипломатических или консульских учреждения Республики Беларусь за границей, что исключит необходимость повторного обращения в бюро переводов.

3. Что должно быть отражено в доверенности на руководителя представительства?

Поскольку доверенность на руководителя представительства совершается нерезидентом, то форма и срок ее действия определяются по праву страны, где доверенность выдана. Регулировать круг представляемых полномочий мы не вправе, вместе с тем, рекомендуем предусмотреть следующие функции:

- совершение всех необходимых формальностей, включая подготовку, подписание, предоставление и получение любых документов в процессе открытия представительства организации в Республике Беларусь;

- организация деятельности представительства организации и руководство его деятельностью;

- представление организации в переговорах с государственными органами власти и другими уполномоченными организациями, а также с деловыми партнерами, а равно подписание необходимых документов, включая деловые контракты, от имени организации;

- представление интересов организации в судах Республики Беларусь, со всеми и любыми правами, предоставленными законом истцу, ответчику, заявителю или другому участнику процесса;

- подписание документов, включая финансовые, от имени представительства организации, открытие и закрытие текущих и других счетов в банках, распоряжение финансовыми ресурсами;

- утверждение внутренних документов, наем и увольнение работников представительства организации, а также заключение с ними трудовых договоров;

- осуществление всех других действий и формальностей, связанных с функциями руководителя (Главы либо Директора) представительства;

- назначение и отмену любых назначений в порядке передоверия или делегирования полномочий в отношении всех названных вопросов;

- осуществление необходимых действий и формальностей, связанных с закрытием представительства, в случае прекращения деятельности представительства.

Возможно, необходимо представление полномочий по внесению изменений в Положение о представительстве технического характера, например, связанных с изменением места его расположения и т.д.

4. Какие требования предъявляются к Положению о представительстве?

В Положении о представительстве в обязательном порядке указывается:

- название представительства — название представительства состоит из организационно-правовой формы организации, оригинального названия организации, привязки к стране регистрации организации и ссылки на страну пребывания представительства, например, Представительство закрытого акционерного общества «Kupalinka GmbH» (Федеративная Республика Германия) в Республике Беларусь;

- цель (цели) открытия представительства на территории Республики Беларусь — указывать необходимо конкретные цели, ради которых открывается представительство;

- адрес — должен подтверждаться договором аренды, либо гарантийным письмом на размещение представительства. Вопрос о месте расположения представительства должен быть проработан заранее, поскольку впоследствии необходима постановка на налоговый учет по месту расположения офиса, изменение места расположения будет сопряжено с необходимостью внесения изменений в Положение о представительстве, перехода в другую налоговую инспекцию и т.д.;

- организационная структура;

- компетенция руководителя представительства;

- порядок закрытия представительства — не следует путать прекращение деятельности представительства и ликвидацию юридического лица.

Кроме этого следует отразить вопросы, связанные с трудоустройством граждан, открытием счетов, ведением бухгалтерского учета, выплатой заработной платы, отражение имущества представительства, его распоряжением. Положение о представительстве должно быть утверждено уполномоченным лицом/органом организации, прошито и заверено печатью организации, либо нотариально удостоверяется подпись лица, действующего на основании доверенности. Положение о представительстве представляется в 4-х экземплярах, один из которых остается в МИД Беларуси, три с отметками регистрирующего органа возвращаются при выдаче разрешения на открытие представительства.

Примерный образец эскиза печати представительства (изготавливается в трех экземплярах):